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DISEÑO Y APLICACIÓN
DE UN MODELO DE AUDITORIA DE GESTION EN UNA EMPRESA COMERCIAL
Silvia Pamela Vill��n
Reyes1,Angel Salazar2
1Auditor en Control de Gesti��n 2004
2Director de T��pico,Economista,Universidad de Guayaquil,1982,Profesor de ESPOL desde 1999.
El presente trabajo describe
un modelo de auditoria de gesti��n que se aplic�� a una empresa bananera
de la ciudad de Guayaquil. Este se llev�� a cabo aproximadamente por
siete meses, durante los cuales se midi�� la gesti��n de la empresa
buscando incluir en la evaluaci��n financiera, la evaluaci��n a los
controles existentes que permitan determinar recomendaciones necesarias
que beneficien a la empresa auditada.
El diseño que se desarroll��
fue resultado del an��lisis de otros modelos de diferentes auditoria
como son la auditoria de procesos, financiera y controles, de los cuales
se tom�� los aspectos m��s importante que pudieran contribuir al diseño
de un nuevo modelo de auditoria de gesti��n.
La tesis contiene aspectos como:
1.- Razones que impulsaron el desarrollo del modelo.
2.- Caracter��sticas y generalidades del sector comercial
3.- Definici��n del modelo de auditoria de gesti��n a aplicar.
4.- Resultados de la
auditoria de aplicada en base a la realiad de la empresa auditada.
INTRODUCCIÓN
Las diferentes actividades
productivas en una sociedad contempor��nea como la nuestra se ejecutan
a trav��s de numerosas unidades de producci��n o tambi��n denominadas
empresas, las cuales emplean trabajo, capital y recursos tratando de
obtener bienes y servicios.
En la econom��a, la diversidad
de papeles que desempeñan los agentes econ��micos, esto es, las familias
o econom��as dom��sticas, las empresas y el sector p��blico, se pueden
clasificar distinguiendo tres grandes sectores los cuales se indican
a continuaci��n:
bases de recursos naturales,
esto es, las agr��colas, las pesqueras, ganaderas y las extractivas.
cuales son transformados
los bienes.
Como derivados de estos
tres grandes sectores econ��micos tambi��n, han surgido sectores tales
como:
Actualmente el sector
comercial del Ecuador, en especial de la ciudad de guayaquil, est��
conformado por diferentes actividades, entre ellas encontramos: la compra-venta
informal; que est�� conformada por todos aquellos comerciantes que se
dedican al comercio sin autorizaci��n alguna o muchas veces sin
cumplir con todos los requisitos que manda la ley, la mayor��a de estos
comerciantes apenas cumplen con ciertas formalidades para operar como
es el permiso de funcionamiento, por otro lado la compra-venta formal;
es practicada por personas naturales o jur��dicas que se dedican a actividades
de compra-venta de distintos art��culos, lo cuales si est��n en conformidad
con todos los requisitos que deben de cumplir los negocios dedicados
a actividades comerciales.
Cabe recalcar que dentro
de este sector existe lo que es un comercio interno y un comercio externo.
El comercio interno es aquel que es realizado por empresas que se dedican
a actividades comerciales dentro del pa��s, por otro lado el comercio
externo involucra a empresas tanto nacionales como internacionales en
el proceso de la comercializaci��n.
Importancia del an��lisis
Actualmente cuando se
habla del control que se le debe hacer a una empresa
comercial se piensa ya sea en auditorias financieras o auditorias operativas,��stas
auditorias son independientes entre si, es por esto que viendo la necesidad
de establecer un control global para una empresa comercial se desarroll��
un modelo de auditoria de gesti��n aplicable a este tipo de empresas,
de manera que por medio de ��ste se pueda evaluar al mismo tiempo la
razonabilidad de los estados financieros, la eficiencia, eficacia
y econom��a de las operaciones u actividades y el cumplimiento de los
objetivos de la organizaci��n.
El objetivo general que se persigue con la tesis es diseñar un modelo est��ndar de auditoria de gesti��n para empresas comerciales, que nos permita evaluar las gestiones realizadas por cada una de las respectivas administraciones y el cimplimiento de sus objetivos.
CAPITULO 1
El sector comercial vi��ndolo
desde el punto de comercio interno en una naci��n, es de suma
importancia ya que sirve para calibrar a las empresas que pretendan
abrirse a un mercado internacional.
Esta importancia se origina
en el papel que juega dentro de la econom��a interna, ya que ��ste permite
a la sociedad sobrevivir, por un lado cuenta con las provisiones y por
el otro existe el modo de conseguir los recursos para comprarlos.Una
econom��a no puede pensar en un desarrollo equitativo si su comercio
interno no es activo, ya que esto repercutir��a negativamente en la
distribuci��n de los ingresos, en el intercambio cultural y t��cnico
entre regiones.
Dentro de los instrumentos
legales aplicables para el sector comercial tenemos un gran n��mero
de leyes, reglamentos y c��digos que delimitan lo que pueden y no pueden
hacer al momento de desarrollar las diferentes operaciones de su actividad,
algunos de estos son:
2.1 Definici��n de
Auditoria de Gesti��n
Se la define como el
examen completo de los planes, programas, proyectos y operaciones
de una organizaci��n, para determinar el grado de eficiencia, efectividad
y econom��a en la utilizaci��n de recursos,el logro de los objetivos
planteados por la misma y la fidelidad con que los responsables
cumplen con las normas jur��dicas, con el fin de informar y emitir al
nivel gerencial de la organizaci��n los resultados obtenidos y
las acciones a seguir.
2.2 Modelo
El modelo diseñado fue
el siguiente:
1. ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA DE LA AUDITORIA
2. PLANEAMIENTO
2.1 Estudio Preliminar
2.1.1 Recopilaci��n de antecedentes
2.1.1.1 Entrevista con la m��xima autoridad de la organizaci��n y principales directivos
2.1.1.2 Consulta de Normativa interna,Documentaci��n e Informaci��n
2.1.2 Determinaci��n de objetivos
2.1.2.1 Conceptos
2.1.2.2 Enunciaci��n
2.1.3 Conclusiones preliminares
2.1.4 Estimaci��n preliminar de recursos para efectuar la auditoria
2.1.4.1 Humanos
2.1.4.2 Financieros
2.1.4.3 Materiales
2.2 Estudio General
2.2.1 Profundizaci��n del conocimiento de la Entidad
2.2.1.1 Entrevistas con personal de los niveles ejecutivo,operativo y de apoyo
2.2.1.2 Verificaci��n de informaci��n
2.2.2 Evaluaci��n de la estructura del Control de Gesti��n
2.2.3 Determinaci��n de Áreas Cr��ticas
2.2.4 Determinaci��n del Alcance de la auditoria
2.2.5 Elaboraci��n de programas de auditoria
2.2.6 Confirmaci��n de los recursos para efectuar la auditoria
2.2.6.1. Humanos
2.2.6.2 Financieros
2.2.6.3 Materiales
2.2.7 Tiempo estimado
de la auditoria
2.3 Estudio Espec��fico
2.3.1 Medici��n del rendimiento
2.3.1.1 Indicadores y Criterios de Rendimiento
2.3.1.2 Aplicaci��n de programas de auditoria.
2.3.1.3 Evaluaci��n de evidencias
2.3.1.4 Comunicaci��n recurrente de resultados
3. COMUNICACIÓN FINAL DE RESULTADOS Y ACCIONES ADOPTADAS POR LA ORGANIZACIÓN
3.1 Formato de informe
3.1.1.1 Hoja de car��tula
3.1.1.2 Carta de presentaci��n
3.1.2 Capitulo I ��Informaci��n Introductoria��
3.1.2.1 Enfoque de la auditoria
3.1.2.1.1 Motivo
3.1.2.1.2 Objetivo
3.1.2.1.3 Alcance-Componentes
3.1.2.1.4 Indicadores utilizados
3.1.2.2 Informaci��n de la organizaci��n
3.1.2.2.1 Misi��n
3.1.2.2.2 Visi��n
3.1.2.2.3 Fortalezas-Oportunidades
3.1.2.2.4 Debilidades-Amenazas
3.1.2.2.5 Estructura org��nica
3.1.2.2.6 Objetivos
3.1.3 Capitulo II �� Evaluaci��n de la estructura del control de Gesti��n��
3.1.3.1 Seguimiento al cumplimiento de recomendaciones de anteriores auditorias de gesti��n
3.1.3.2 Evaluaci��n de
otros componentes del control de gesti��n
3.1.4 Capitulo III ��Resultados de la auditoria��
3.1.4.1 An��lisis de
cada uno de los componentes
3.1.5 Anexos
3.1.5.1 Informaci��n detallada de aspectos espec��ficos,presentada en cuadros,resumenes,listados,ect.
3.1 Modelo Aplicado
Los aspectos m��s relevantes de la aplicaci��n
del modelo diseñado son:
1.- Organizaci��n Administrativa de la
auditoria
Motivo
La auditoria realizada
se efectu�� como un requerimiento para la obtenci��n del titulo de Auditor
en Gesti��n de la carrera de Auditoria y control de Gesti��n de la Escuela
Superior Polit��cnica del Litoral.
Determinaci��n de
los objetivos:
El objetivo general de
la auditoria fue de verificar el cumplimiento de los objetivos y metas
de la organizaci��n mediante la implantaci��n de un modelo de auditoria
de gesti��n, desarrollado como parte de la Tesis de Grado para la obtenci��n
de T��tulo de Auditor en Control de Gesti��n.
Áreas involucradas:
La auditoria se enfoc�� en la Gesti��n Financiera, Administrativa y
Operativa dentro de las cuales se tomaron en cuenta aspectos como: cumplimiento
de objetivos, efectividad en el desarrollo de principales procesos y
funciones y adicionalmente en la gesti��n financiera, la razonabilidad
de las siguientes cuentas:Caja-Bancos,Cuentas por cobrar,Activos Fijos,Cuentas
por pagar,Ventas,Costo de Ventas,Gastos Operacionales y Patrimonio.
Cabe indicarse que la
auditoria desarrollada se realiz�� sin costo alguno para la compañ��a
auditada.
2.-Planeamiento
Estudio Preliminar:
Por cuestiones de ��tica
profesional se han cambiado nombres y ciertos datos en cuanto a la realidad
de la empresa auditada. De aqu�� en adelante se denominar�� a la empresa
auditada Frutas S.A., de la informaci��n recolectada acerca de
la empresa tenemos los siguientes aspectos principales:la compañ��a
fue constituida en 1992 en Ecuador y su actividad es la compra de banano
a productores locales para exportaci��n a su matriz y principal accionista
ubicada en España. El 97% de su capital pertenece a la matriz
Frutas International S.A.
Frutas Internacional
S.A. abastece de banano a dos sectores principales: Estados Unidos y
España. Para poder abastecer el mercado de Estados Unidos lo hace a
trav��s de la producci��n de sus subsidiarias ubicadas en Guatemala,
Costa Rica y Ecuador.
Estudio general:
La evaluaci��n de la
estructura del control de gesti��n se la realiz�� mediante la ejecuci��n
de narrativas de los principales procesos que se identificaron a trav��s
de las entrevistas hasta esta etapa realizadas.
Cabe recalcar que las
narrativas consistieron en describir cada uno de los pasos que conforman
dichos procesos as�� como la identificaci��n de las personas que intervienen,
todo esto a partir de lo narrado por cada una de las personas que participan
en el mismo.
Una vez realizadas las
narrativas con la finalidad de validar todo lo que se me hab��a indicado
como partes del proceso, se verific�� a trav��s de una prueba de recorrido,
que consiste en tomar una muestra y verificar si se ha cumplido o no
con lo que indica la normativa interna de la entidad (indicado en narrativas).
Las narrativas y pruebas de recorrido se realizaron a los siguientes
procesos: Compra de Fruta, Exportaci��n de Fruta,N��mina,Liquidaci��n
de Fruta,Egresos de efectivo,Ingreso de efectivo,Inventarios y costo
de ventas
A partir del an��lisis de las narrativas, pruebas de recorrido y naturaleza de la compañ��a se determin�� como ��reas cr��ticas: Compra y Liquidaci��n de Fruta,Ingresos de Efectivo,Desembolsos de dinero y,Exportaciones.
Una vez identificadas
las ��reas cr��ticas se decidi�� profundizar el an��lisis en ellas a
trav��s de pruebas de control que permitan validar la gesti��n y al
mismo tiempo la razonabilidad de las cuentas que involucran esos procesos.
Cabe resaltar que a pesar que se profundiz��
un poco m��s en las ��reas determinadas como cr��ticas se realizaron
procedimientos generales en otras cuentas para evaluar la gesti��n financiera
referente a la razonabilidad de los saldos presentados.
El programa de auditoria que se elabor��
para realizar la auditoria de Gesti��n incluy�� actividades relacionadas
a la ��reas determinadas como cr��ticas y adicionalmente se realizaron
actividades en otras ��reas como control adicional.
Estudio espec��fico:
Las notas m��s relevantes de la auditoria
son;
Gesti��n Administrativa:
Planes u objetivos trazados para el
2003:
1.-Capacitaci��n a todo el personal de
acuerdo a cada una de las funciones y responsabilidades.
2.-Mantener un adecuado apoyo a la organizaci��n
mediante la entrega oportuna de suministros de recursos materiales (suministros).
3.-Proporcionar a la empresa personal
idoneo para el desarrollo de las actividades a trav��s de una adecuada
gesti��n de recursos humanos que involucra los procesos de reclutamiento,selecci��n,
evaluaci��n, capacitaci��n y remuneraci��n del personal
Acciones ejecutadas por la compañia:
1.- Ninguna.
2.- Se proporcion�� suministros de oficina
de manera oportuna y eficaz.
3.- Durante el 2003 se contrat�� 3 veces
a personal para el mismo puesto de asistente contable.
Observaciones:
1.- De acuerdo al manual de funciones
que posee la compañ��a ��sta deber�� proporcionar capacitaci��n a todos
los niveles de la entidad m��nimo una vez al año, la cual deber�� estar
a cargo del ��rea administrativa. El manual indica que la capacitaci��n
podr�� ser interna o externa lo cual se dispondr�� de acuerdo al tipo
de capacitaci��n necesaria.
2.- Ninguna.
3.- De acuerdo a lo observado, la compañ��a
no mantiene procedimientos formales para la contrataci��n de personal
lo que origina que no se cuente con profesionales idoneos para desarrollar
las funciones correspondientes. Lo que perjudica al desarrollo eficiente
de las operaciones de la empresa.
Gesti��n Operativa (Compra
–Venta de Banano):
Planes u objetivos trazados para el
2003:
1.-Dar estricto cumplimiento a las pol��ticas
de compra y venta (exportaci��n) de la organizaci��n.
Acci��n ejecutada:
1.- Durante el 2003 se cubri�� los requerimientos de fruta de la casa matriz oportunamente y a precios adecuados.
Observaci��n:
1.- Ninguna.
3.-
Comunicaci��n final de resultados y
acciones adoptadas por la organizaci��n.
Gesti��n financiera
Al 31 de diciembre del 2003, la Compañ��a
incluye en muebles, enseres y equipos, activos totalmente depreciados
por $205,049 ($148,008 en el 2002), los cuales contin��an en uso.
Al 31 de diciembre del 2003, las cuentas
por pagar de la compañ��a estaban conformada principalmente por saldos
por pagar a productores que representan liquidaciones de fruta por compra
de banano pagaderas en plazo de 1 semana y no generan inter��s.
3.- Comunicaci��n final de resultados
y acciones adoptadas por la organizaci��n
La comunicaci��n de resultados final se realiz�� mediante la entrega del informe de auditoria de gesti��n de acuerdo a los par��metros establecidos en modelo diseñado sobre el formato del informe, el cual fue discutido en su momento con la gerencia de Frutas S.A, haciendo conocer las observaciones y recomendaciones pertinentes en cada uno de sus puntos.
CONCLUSIÓN
Desp��es de realizar
la auditoria de gesti��n a la empresa Frutas S.A. durante siete meses
aproximadamente, puedo indicar que hoy en d��a las empresas comerciales
tienden relacionar el t��rmino auditoria exclusivamente con la revisi��n
de los estados financieros,lo que para mi tesis result�� una gran limitaci��n
ya que al momento de solicitar la documentaci��n nesaria para el desarrollo
de la misma, se me la proporcion�� de manera muy tard��a e inclusive
a veces se me indicaba que no contaban con dicha informaci��n.
A pesar de las limitaciones
que se me presentaron en el desarrollo del presente trabajo,puedo concluir
que el modelo diseñado de auditoria de gesti��n podr�� ser muy efectivo
para medir el rendimiento de la organizaci��n a partir del momento en
que se comience a vender la idea a las empresas que no solo es necesario
la auditoria financiera sino una auditoria de gesti��n que involucre
el an��lisis de la razonabilidad de las cuentas contables y el an��lisis
del cumplimiento de los objetivos trazados por la compañ��a en
un periodo. La experiencia obtenida a partir de la aplicaci��n del modelo,
me permite en estos momentros estar un poco m��s capacitada en el desarrollo
de la auditoria de gesti��n la cual creo que con el tiempo ser�� tan
importante o m��s que la auditoria financiera.
Como conclusi��n final debo indicar que el modelo diseñado servir�� a las empresas que deseen medir su gesti��n,como una herramienta que les permita determinar sobre que aspectos deberian de realizarse mejoras o sobre aquellos procesos en que es necesario ejercer un mayor control, considero que ��sta tesis podr�� servir de guia no solo a empresas privadas sino tambi��n a entidades gubernamentales ya que el diseño es flexible a las realidades de cada empresa o entidad que la desee utilizar.
e)www.respondanet.com/spanish/admin_financiera/auditoria/smithp1/argentin/ar11.htm
Visto Bueno Director de Tesis:
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