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DISEÑO Y APLICACIÓN DE UN MODELO DE AUDITORIA DE GESTION EN UNA EMPRESA COMERCIAL


DISEÑO Y APLICACIÓN DE UN MODELO DE AUDITORIA DE GESTION EN UNA EMPRESA COMERCIAL 
 

Silvia Pamela Vill��n Reyes1,Angel Salazar2 

1Auditor  en Control de Gesti��n 2004

2Director de T��pico,Economista,Universidad de Guayaquil,1982,Profesor de ESPOL desde 1999.

 

RESUMEN

 

El presente trabajo describe un modelo de auditoria de gesti��n que se aplic�� a una empresa bananera de la ciudad de Guayaquil. Este se llev�� a cabo aproximadamente por siete meses, durante los cuales se midi�� la gesti��n de la empresa buscando incluir en la evaluaci��n financiera, la evaluaci��n a los controles existentes que permitan determinar recomendaciones necesarias que beneficien a la empresa auditada. 

El diseño que se desarroll�� fue resultado del an��lisis de otros modelos de diferentes auditoria como son la auditoria de procesos, financiera y controles, de los cuales se tom�� los aspectos m��s importante que pudieran contribuir al diseño de un nuevo modelo de auditoria de gesti��n. 

La tesis contiene aspectos como:

1.- Razones que impulsaron el desarrollo del modelo.

2.- Caracter��sticas y generalidades del sector comercial

3.- Definici��n del modelo de auditoria de gesti��n a aplicar.

4.- Resultados de la auditoria de aplicada en base a la realiad de la empresa auditada. 

INTRODUCCIÓN 

Las diferentes actividades productivas en una sociedad contempor��nea como la nuestra se ejecutan a trav��s de numerosas unidades de producci��n o tambi��n denominadas empresas, las cuales emplean trabajo, capital y recursos tratando de obtener bienes y servicios. 

En la econom��a, la diversidad de papeles que desempeñan los agentes econ��micos, esto es, las familias o econom��as dom��sticas, las empresas y el sector p��blico, se pueden clasificar distinguiendo tres grandes sectores los cuales se indican a continuaci��n: 

  • El Sector Primario: abarca las actividades que se realizan pr��ximas a las

bases de recursos naturales, esto es, las agr��colas, las pesqueras, ganaderas y las extractivas. 

  • El Sector Secundario: recoge las actividades industriales, mediante las

cuales son transformados los bienes. 

  • El Sector Terciario: tambi��n denominado de servicios, re��ne las actividades encaminadas a satisfacer necesidades de servicios productivos que no se plasmen en algo material.
 

Como derivados de estos tres grandes sectores econ��micos tambi��n, han surgido sectores tales como: 

  • El Sector Exportador: sector que se dedica ha trasladar  nuestros productos o servicios a otros pa��ses de manera que se comercialicen en ellos.
  • El Sector importador: sector que se dedica ha introducir al Ecuador productos o servicios que se han producido en otros pa��ses, con el fin de que se comercialicen aqu��. 
  • El Sector comercial. 
 

Actualmente el sector comercial del Ecuador, en especial de la ciudad de guayaquil, est�� conformado por diferentes actividades, entre ellas encontramos: la compra-venta informal; que est�� conformada por todos aquellos comerciantes que se dedican al comercio sin autorizaci��n alguna o muchas veces  sin cumplir con todos los requisitos que manda la ley, la mayor��a de estos comerciantes apenas cumplen con ciertas formalidades para operar como es el permiso de funcionamiento, por otro lado la compra-venta formal; es practicada por personas naturales o jur��dicas que se dedican a actividades de compra-venta de distintos art��culos, lo cuales si est��n en conformidad con todos los requisitos que deben de cumplir los negocios dedicados a actividades comerciales. 

Cabe recalcar que dentro de este sector existe lo que es un comercio interno y un comercio externo. El comercio interno es aquel que es realizado por empresas que se dedican a actividades comerciales dentro del pa��s, por otro lado el comercio externo involucra a empresas tanto nacionales como internacionales en el proceso de la comercializaci��n.  

Importancia del an��lisis 

Actualmente cuando se habla del control que se le debe hacer a   una  empresa comercial se piensa ya sea en auditorias financieras o auditorias operativas,��stas auditorias son independientes entre si, es por esto que viendo la necesidad de establecer un control global para una empresa comercial se desarroll�� un modelo de auditoria de gesti��n aplicable a este tipo de empresas, de manera que por medio de ��ste se pueda evaluar al mismo tiempo la razonabilidad de los estados financieros,  la eficiencia, eficacia y econom��a de las operaciones u actividades y el cumplimiento de los objetivos de la organizaci��n. 
 

El objetivo general que se persigue con la tesis es diseñar un modelo est��ndar de auditoria de gesti��n para empresas comerciales, que nos permita evaluar las gestiones  realizadas por cada una de las respectivas administraciones y el cimplimiento de sus objetivos.

 

CONTENIDO

 

CAPITULO 1

GENERALIDADES

    1. Funci��n del sector comercial 
 

El sector comercial vi��ndolo desde el punto de comercio interno en una naci��n,  es de suma importancia ya que sirve para calibrar a las empresas que pretendan abrirse a un mercado internacional. 

Esta importancia se origina en el papel que juega dentro de la econom��a interna, ya que ��ste permite a la sociedad sobrevivir, por un lado cuenta con las provisiones y por el otro existe el modo de conseguir los recursos para comprarlos.Una econom��a no puede pensar en un desarrollo equitativo si su comercio interno no es activo, ya que esto repercutir��a negativamente en la distribuci��n de los ingresos, en el intercambio cultural  y t��cnico entre regiones. 

    1. Instrumentos legales aplicables
 

Dentro de los instrumentos legales aplicables para el sector comercial tenemos un gran n��mero de leyes, reglamentos y c��digos que delimitan lo que pueden y no pueden hacer al momento de desarrollar las diferentes operaciones de su actividad, algunos de estos son: 

  • C��digo de Comercio, Legislaci��n Conexa, Evoluci��n Normativa
  • Ley de Compañ��as, Legislaci��n Conexa, Evoluci��n Normativa
  • Resoluciones de la Superintendencia de Compañ��as

 

CAPITULO 2

DISEÑO DE AUDITORIA DE GESTIÓN

 

2.1 Definici��n de Auditoria de Gesti��n 

Se la define como el examen completo de los planes, programas, proyectos y  operaciones de una organizaci��n, para determinar el grado de eficiencia, efectividad y econom��a en la utilizaci��n de recursos,el logro de los objetivos planteados por la misma  y la fidelidad con que los responsables cumplen con las normas jur��dicas, con el fin de informar y emitir al nivel gerencial de la organizaci��n los resultados obtenidos y  las acciones a seguir. 

2.2 Modelo 

El modelo diseñado fue el siguiente: 

1. ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA DE LA AUDITORIA

    1. Motivo de la auditor��a
    2. Determinaci��n de los objetivos
 

2. PLANEAMIENTO

2.1 Estudio Preliminar

2.1.1 Recopilaci��n de antecedentes

2.1.1.1 Entrevista con la m��xima autoridad de la organizaci��n y principales directivos

2.1.1.2 Consulta de Normativa interna,Documentaci��n e Informaci��n

2.1.2  Determinaci��n de objetivos

2.1.2.1 Conceptos

2.1.2.2 Enunciaci��n

2.1.3  Conclusiones preliminares

2.1.4  Estimaci��n preliminar de recursos para efectuar la auditoria

2.1.4.1 Humanos

2.1.4.2 Financieros

2.1.4.3 Materiales 

2.2 Estudio General

2.2.1 Profundizaci��n del conocimiento de la Entidad

2.2.1.1 Entrevistas con personal de los niveles ejecutivo,operativo y de apoyo

2.2.1.2 Verificaci��n de informaci��n

2.2.2 Evaluaci��n de la estructura del Control de Gesti��n

2.2.3 Determinaci��n de Áreas Cr��ticas

2.2.4 Determinaci��n del Alcance de la auditoria

2.2.5 Elaboraci��n de programas de auditoria

2.2.6 Confirmaci��n de los recursos para efectuar la auditoria

2.2.6.1. Humanos

2.2.6.2 Financieros

2.2.6.3 Materiales

2.2.7 Tiempo estimado de la auditoria 

2.3 Estudio Espec��fico

2.3.1 Medici��n del rendimiento

2.3.1.1  Indicadores  y Criterios de Rendimiento

2.3.1.2  Aplicaci��n de programas de auditoria.

2.3.1.3  Evaluaci��n de evidencias

2.3.1.4  Comunicaci��n recurrente de resultados

      1. Planteamiento de recomendaciones en el transcurso del trabajo de campo y asesoria para la implantaci��n de recomendaciones
 

3. COMUNICACIÓN FINAL DE RESULTADOS Y ACCIONES ADOPTADAS POR LA ORGANIZACIÓN

3.1 Formato de informe

3.1.1.1 Hoja de car��tula

3.1.1.2 Carta de presentaci��n 

3.1.2 Capitulo  I ��Informaci��n Introductoria��

3.1.2.1 Enfoque de la auditoria

3.1.2.1.1 Motivo

3.1.2.1.2 Objetivo

3.1.2.1.3 Alcance-Componentes

3.1.2.1.4 Indicadores utilizados

3.1.2.2 Informaci��n de la organizaci��n

3.1.2.2.1 Misi��n

3.1.2.2.2 Visi��n

3.1.2.2.3 Fortalezas-Oportunidades

3.1.2.2.4 Debilidades-Amenazas

3.1.2.2.5 Estructura org��nica

3.1.2.2.6 Objetivos 

3.1.3 Capitulo II �� Evaluaci��n de la estructura del control de Gesti��n��

3.1.3.1 Seguimiento al cumplimiento de recomendaciones de anteriores auditorias de gesti��n

3.1.3.2 Evaluaci��n de otros componentes del control de gesti��n 

3.1.4 Capitulo III ��Resultados de la auditoria��

3.1.4.1 An��lisis de cada uno de los componentes 

3.1.5 Anexos

3.1.5.1 Informaci��n detallada de aspectos espec��ficos,presentada en cuadros,resumenes,listados,ect.

 

CAPITULO 3

APLICACIÓN DEL MODELO

 

3.1 Modelo Aplicado 

Los aspectos m��s relevantes de la aplicaci��n del modelo diseñado son: 

1.- Organizaci��n Administrativa de la auditoria  

Motivo  

La auditoria realizada se efectu�� como un requerimiento para la obtenci��n del titulo de Auditor en Gesti��n de la carrera de Auditoria y control de Gesti��n de la Escuela Superior Polit��cnica del Litoral. 

Determinaci��n de los objetivos: 

El objetivo general de la auditoria fue de verificar el cumplimiento de los objetivos y metas de la organizaci��n mediante la implantaci��n de un modelo de auditoria de gesti��n, desarrollado como parte de la Tesis de Grado para la obtenci��n de T��tulo de Auditor en Control de Gesti��n. 

Áreas involucradas: La auditoria se enfoc�� en la Gesti��n Financiera, Administrativa y Operativa dentro de las cuales se tomaron en cuenta aspectos como: cumplimiento de objetivos, efectividad en el desarrollo de principales procesos y funciones y adicionalmente en la gesti��n financiera, la razonabilidad de las siguientes cuentas:Caja-Bancos,Cuentas por cobrar,Activos Fijos,Cuentas por pagar,Ventas,Costo de Ventas,Gastos Operacionales y Patrimonio. 

Cabe indicarse que la auditoria desarrollada se realiz�� sin costo alguno para la compañ��a auditada. 

2.-Planeamiento 

Estudio Preliminar: 

Por cuestiones de ��tica profesional se han cambiado nombres y ciertos datos en cuanto a la realidad de la empresa auditada. De aqu�� en adelante se denominar�� a la empresa auditada Frutas S.A., de la  informaci��n recolectada acerca de la empresa tenemos los siguientes aspectos principales:la compañ��a fue constituida en 1992 en Ecuador y su actividad es la compra de banano a productores locales para exportaci��n a su matriz y principal accionista ubicada en España.  El 97% de su capital pertenece a la matriz Frutas International  S.A. 

Frutas Internacional S.A. abastece de banano a dos sectores principales: Estados Unidos y España. Para poder abastecer el mercado de Estados Unidos lo hace a trav��s de la producci��n de sus subsidiarias ubicadas en Guatemala, Costa Rica y Ecuador. 

Estudio general: 

La evaluaci��n de la estructura del control de gesti��n se la realiz�� mediante la ejecuci��n de narrativas de los principales procesos que se identificaron a trav��s de las entrevistas hasta esta etapa realizadas. 

Cabe recalcar que las narrativas consistieron en describir cada uno de los pasos que conforman dichos procesos as�� como la identificaci��n de las personas que intervienen, todo esto a partir de lo narrado por cada una de las personas que participan en el mismo.  

Una vez realizadas las narrativas con la finalidad de validar todo lo que se me hab��a indicado como partes del proceso, se verific�� a trav��s de una prueba de recorrido, que consiste en tomar una muestra y verificar si se ha cumplido o no con lo que indica la normativa interna de la entidad (indicado en narrativas). Las narrativas y pruebas de recorrido se realizaron a los siguientes procesos: Compra de Fruta, Exportaci��n de Fruta,N��mina,Liquidaci��n de Fruta,Egresos de efectivo,Ingreso de efectivo,Inventarios y costo de ventas 

A partir del an��lisis de las narrativas, pruebas de recorrido y  naturaleza de la  compañ��a se determin�� como ��reas cr��ticas: Compra y Liquidaci��n de Fruta,Ingresos de Efectivo,Desembolsos de dinero y,Exportaciones.

 

Una vez identificadas las ��reas cr��ticas se decidi�� profundizar el an��lisis en ellas a trav��s de pruebas de control que permitan validar la gesti��n y al mismo tiempo la razonabilidad de las cuentas que involucran esos procesos. 

Cabe resaltar que a pesar que se profundiz�� un poco m��s en las ��reas determinadas como cr��ticas se realizaron procedimientos generales en otras cuentas para evaluar la gesti��n financiera referente a la razonabilidad de los saldos presentados. 

El programa de auditoria que se elabor�� para realizar la auditoria de Gesti��n incluy�� actividades relacionadas a la ��reas determinadas como cr��ticas y adicionalmente se realizaron actividades en otras ��reas como control adicional. 

Estudio espec��fico: 

Las notas m��s relevantes de la auditoria son; 

Gesti��n Administrativa: 

Planes u objetivos trazados para el 2003: 

1.-Capacitaci��n a todo el personal de acuerdo a cada una de las funciones y responsabilidades. 

2.-Mantener un adecuado apoyo a la organizaci��n mediante la entrega oportuna de suministros de recursos materiales (suministros). 

3.-Proporcionar a la empresa personal idoneo para el desarrollo de las actividades a trav��s de una adecuada gesti��n de recursos humanos que involucra los procesos de reclutamiento,selecci��n, evaluaci��n, capacitaci��n y remuneraci��n del personal 
 

Acciones ejecutadas por la compañia: 

1.- Ninguna. 

2.- Se proporcion�� suministros de oficina de manera oportuna y eficaz. 

3.- Durante el 2003 se contrat�� 3 veces a personal para el mismo puesto de asistente contable. 

Observaciones: 

1.- De acuerdo al manual de funciones  que posee la compañ��a ��sta deber�� proporcionar capacitaci��n a todos los niveles de la entidad m��nimo una vez al año, la cual deber�� estar a cargo del ��rea administrativa. El manual indica que la capacitaci��n podr�� ser interna o externa lo cual se dispondr�� de acuerdo al tipo de capacitaci��n necesaria. 

2.- Ninguna. 

3.- De acuerdo a lo observado, la compañ��a no mantiene procedimientos formales para la contrataci��n de personal  lo que origina que no se cuente con profesionales idoneos para desarrollar las funciones correspondientes. Lo que perjudica al desarrollo eficiente de las operaciones de la empresa. 

Gesti��n Operativa (Compra –Venta de Banano): 

Planes u objetivos trazados para el 2003: 

1.-Dar estricto cumplimiento a las pol��ticas de compra y venta (exportaci��n) de la organizaci��n. 

Acci��n ejecutada: 

1.- Durante el 2003 se cubri�� los requerimientos de fruta de la casa matriz oportunamente y a precios adecuados.

 

Observaci��n: 

1.- Ninguna. 

3.-

Comunicaci��n final de resultados y acciones adoptadas por la organizaci��n. 

Gesti��n financiera 

  • Mobiliario y Equipo
 

Al 31 de diciembre del 2003, la Compañ��a incluye en muebles, enseres y equipos, activos totalmente depreciados por $205,049 ($148,008 en el 2002), los cuales contin��an en uso. 
 

  • Cuentas por pagar
 

Al 31 de diciembre del 2003, las cuentas por pagar de la compañ��a estaban conformada principalmente por saldos por pagar a productores que representan liquidaciones de fruta por compra de banano pagaderas en plazo de 1 semana y no generan inter��s. 

3.- Comunicaci��n final de resultados y acciones adoptadas por la organizaci��n 

La comunicaci��n de resultados final se realiz�� mediante la entrega del informe de auditoria de gesti��n de acuerdo a los par��metros establecidos en modelo diseñado sobre el formato del informe, el cual fue discutido en su momento con la gerencia de Frutas S.A, haciendo conocer las observaciones y recomendaciones pertinentes en cada uno de sus puntos.

 

CONCLUSIÓN

 

Desp��es de realizar la auditoria de gesti��n a la empresa Frutas S.A. durante siete meses aproximadamente, puedo indicar que hoy en d��a las empresas comerciales tienden relacionar el t��rmino auditoria exclusivamente con la revisi��n de los estados financieros,lo que para mi tesis result�� una gran limitaci��n ya que al momento de solicitar la documentaci��n nesaria para el desarrollo de la misma, se me la proporcion�� de manera muy tard��a e inclusive a veces se me indicaba que no contaban con dicha informaci��n. 

A pesar de las limitaciones que se me presentaron en el desarrollo del presente trabajo,puedo concluir que el modelo diseñado de auditoria de gesti��n podr�� ser muy efectivo para medir el rendimiento de la organizaci��n a partir del momento en que se comience a vender la idea a las empresas que no solo es necesario la auditoria  financiera sino una auditoria de gesti��n que involucre el an��lisis de la razonabilidad de las cuentas contables y el an��lisis del cumplimiento de los  objetivos trazados por la compañ��a en un periodo. La experiencia obtenida a partir de la aplicaci��n del modelo, me permite en estos momentros estar un poco m��s capacitada en el desarrollo de la auditoria de gesti��n la cual creo que con el tiempo ser�� tan importante o m��s que la auditoria financiera. 

Como conclusi��n final debo indicar que el modelo diseñado servir�� a las empresas que deseen medir su gesti��n,como una herramienta que les permita determinar sobre que aspectos deberian de realizarse mejoras o sobre aquellos procesos en que es necesario ejercer un mayor control, considero que ��sta tesis podr�� servir de guia no solo a empresas privadas sino tambi��n a entidades gubernamentales ya que el diseño es flexible a las realidades de cada empresa o entidad que la desee utilizar.

 

REFERENCIAS

  1. Weston J.Fred – Brigham, Fundamentos de Administraci��n Financiera,D��cima Edici��n, 1996,Mc Graw-Hill, M��xico, p��ginas 43-112. 
  2. 2003, Folleto de Auditoria Operacional, emitido por Ing. Alice Naranjo.
  3. Manual de Auditoria de Contraloria General del Estado.
  4. Normas ecuatorianas de contabilidad (NEC).

   e)www.respondanet.com/spanish/admin_financiera/auditoria/smithp1/argentin/ar11.htm 
 

Visto Bueno Director de Tesis:


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